Dalam standar sistem manajemen, baik mutu, lingkungan maupun keselamatan kerja selalu terdapat persyaratan untuk mengatur tindakan koreksi. Bila organisasi anda sudah menerapkan iso-9001, anda tentu pernah membaca atau setidaknya tahu adanya prosedur ini.

Persyaratan tentang perlunya mengatur tindakan koreksi agar dilakukan secara sistematis sebetulnya adalah persyaratan yang sangat logis. Pengaturan tindakan koreksi memang diperlukan oleh organisasi yang tidak ingin membuang-buang waktu untuk masalah yang sama berulang-ulang. Beberapa organisasi besar dan terkemuka telah memberi teladan untuk hal ini. Katakanlah Ford, yang menyusun sistematika tindakan koreksinya dengan apa yang disebut 8-Discipline problem solving, atau Toyota yang menggunakan 5W dan format A3.

Tujuan dari pengaturan tindakan koreksi adalah agar organisasi dapat menyelesaikan masalah-masalah yang ada secara efektif, dapat mencegah terulangnya masalah sehingga organisasi menjadi lebih baik dan lebik baik dari waktu ke waktu. Pengaturan tindakan koreksi dimaksudkan untuk mencegah kesalahan-kesalahan umum dalam menghadapi suatu masalah:

• Pendefinisian masalah yang tidak jelas
• Proses mencari penyebab yang tidak komprehensif, tidak menyentuh akar permasalahan sehingga solusi yang diambilpun menjadi tidak tepat sasaran.
• Tidak adanya pemantauan terhadap efektifitas solusi.
• Pengalaman yang terlupakan

Untuk menghindari masalah tersebut, standar-standar sistem manajemen mensyaratkan adanya tahapan-tahapan dalam tindakan koreksi. Pada umumnya tahapan-tahapan tersebut mencakup:

• Pendefinisian masalah
• Pencarian penyebab masalah
• Penentuan solusi
• Penerapan

Banyak organisasi yang membuat prosedur tindakan koreksi dengan hanya menyalin apa yang ada dalam standar. Apakah cukup? Tentu saja tidak. Prosedur justru harus menjelaskan bagaimana setiap tahapan tersebut harus dilakukan sehingga dapat menjadi panduan yang jelas bagi setiap orang yang terlibat dalam penanganan masalah. Berikut ini adalah beberapa hal yang mungkin perlu dimuat dalam prosedur.

Pendefinisian Masalah.

Pendefinisian masalah bukan hanya sekedar menulis masalah yang ada dalam sebuah form usulan tindakan koreksi. Masalah harus:

- Didefinisikan dengan cukup spesifik dan jelas

- Sesuatu yang dapat diobservasi

- Mencakup dampak kerugian yang timbul bila masalah dibiarkan perlu dituliskan

Mencari berbagai penyebab

Mencari penyebab dari masalah adalah aktifitas yang memerlukan pengetahuan yang spesifik tentang proses dan area dimana masalah tersebut terjadi. Misalnya, untuk mencari penyebab masalah mutu rendah yang dihasilkan oleh suatu sistem produksi tentu memerlukan pengetahuan tentang sistem tersebut. Pengaturan aktifitas mencari penyebab dimaksudkan agar aktifitas tersebut dilakukan dengan mekanisma yang dapat membuka peluang keberhasilan mencari akar penyebab yang lebih besar. Panduan berikut mungkin perlu dimasukkan dalam prosedur:

• Keterlibatan fungsi-fungsi yang mungkin mempengaruhi munculnya masalah
• Perlunya peninjauan penanganan masalah-masalah yang mungkin sama yang pernah terjadi. Apa tindakan yang pernah diambil? Apakah penyebabnya masih sama? Mungkin saja masalah sama tetapi penyebab berbeda. Bila sama, mengapa masalah bisa muncul lagi? Apa yang menyebabkan solusi yang pernah diambil tidak atau kurang efektif?
• Perlunya penggunaan metoda-metoda tertentu yang dapat membantu menduga akar penyebab masalah:

o Stratifikasi

o Pareto diagram

o Runchart

o Brainstorming dan fishbone diagram

o Dan lain-lain

• Perlunya investigasi, baik data maupun fakta di lokasi untuk membuktikan dugaan.

Mencari solusi

Sama dengan mencari penyebab, mencari solusi yang mungkin pun memerlukan pengetahuan yang baik tentang proses dan area terjadinya masalah. Yang perlu ditambahkan dalam prosedur:

• Pentingnya melibatkan berbagai fungsi terkait
• Perlunya penggunaan metoda-metoda yang dapat membantu mecari berbagai kemungkinan solusi seperti brainstroming.
• Perlunya mempertimbangkan metoda-metoda yang bersifat mistake proofing, yang dapat dengan tuntas menghilangkan penyebab masalah.
• Perlunya mempertimbangkan faktor-faktor biaya dan faktor-faktor lain yang mungkin mempengaruhi keberhasilan penerapan solusi yang dipilih.
• Perlunya secara rinci menentukan setiap aktifitas, sumber daya yang diperlukan dan penanggung jawab dan kerangka waktu untuk penerapan suatu solusi yang dipilih

Menerapkan solusi

Dalam tahap penerapan solusi, beberapa hal berikut mungkin perlu ditambahkan dalam prosedur:

• Perlunya perencanaan, termasuk penentuan setiap aktifitas yang diperlukan, penyediaansumber daya, penanggung jawab dan tenggat waktu.
• Perlunya mencakup area-area yang similar yang mungkin mempunyai atau akan mempunyai masalah yang sama.
• Perlunya mencakup rencana kapan peninjauan dilakukan, baik peninjauan terhadap aktifitas-aktifitas yang ditetapkan maupun peninjauan efektifitas solusi yang dapat membuktikan bahwa masalah sudah tidak ada lagi, tentu beberapa waktu yang cukup setelah solusi diterapkan.

Memantau efektifitas solusi

Pemantauan mencakup peninjauan kemajuan pelaksanaan aktifitas-aktifitas yang telah ditetapkan terkait dengan solusi yang dipilih dan peninjauan keberhasilan dari solusi dalam mencegah terulangnya masalah yang sama pada waktu yang telah ditetapkan. Panduan berikut mungkin perlu ditambahkan dalam prosedur:

• Perlunya kesimpulan didukung oleh data-data dan fakta baru seletah solusi diterapkan.
• Perlunya pencatatan tentang hasil yang diperoleh. Catatan ini nantinya berguna sebagai salah satu sumber informasi yang berguna pada penanganan-penanganan masalah selanjutnya.