Hampir semua perusahaan sekarang sudah mempunyai local area network, jaringan komputer memungkinkan kemudahan dalam transfer data antar komputer dan pemakaian bersama peralatan yang dikendalikan oleh komputer. Sayangnya, hanya sedikit yang menyadari bahwa dengan LAN, dapat dikembangkan sebuah intranet dengan tambahan biaya yang ‘tidak seberapa’ tetapi mempunyai manfaat yang besar.

Intranet adalah jaringan komputer yang menggunakan teknologi internet. Dengan intranet, anda dapat memuat berbagai informasi dalam suatu situs internal yang dapat diakses oleh setiap karyawan di perusahaan anda. Situs ini sama dengan situs-situs di internet, bedanya, situs ini bersifat lokal, dapat menjaga privacy perusahaan, tidak perlu membayar biaya untuk nama domain dan tidak perlu membayar biaya hosting. Situs tersebut dapat dikontrol sepenuhnya dari internal perusahaan.

Keuntungan dari memuat berbagai informasi dalam suatu situs internal adalah karyawan dapat mengakses informasi tersebut dengan cepat, dengan navigasi yang mudah, sama persis dengan browsing di internet. Informasi dapat mencakup manual, prosedur, materi pelatihan dan pengumuman-pengumuman penting. Disamping itu, perusahaan juga dapat menggunakan berbagai aplikasi berbasis internet seperti komunikasi email internal, forum diskusi, on-line form dan banyak lagi aplikasi yang berguna. Keuntungan yang tak kalah penting adalah pemusatan sistem informasi. Dokumen-dokumen dan data yang sering diperlukan karyawan untuk mendukung pekerjaannya tidak bertebaran dimana-mana tetapi terpelihara di satu tempat.

Contoh berikut adalah penggunaan intranet di suatu perusahaan ABC. Perusahaan ini sudah menerapkan standar sistem manajemen mutu dan lingkungan dan menggunakan media intranet untuk beberapa keperluan sebagai berikut:

On-line documentation

Seluruh manual, prosedur dan beberapa jenis dokumen acuan kerja yang lain dimuat dalam private website ABCintranet.com. Document controller tidak perlu lagi membuat banyak salinan dan mendistribusikan ke setiap departemen, cukup meng-upload dokumen dalam bentuk halaman-halaman web dalam ABCintranet.com. Menghemat waktu dan kertas.

Dokumen acuan tersebut dapat diakses setiap karyawan dengan sangat mudah. Cukup dengan membuka internet explorer, atau firefox, tergantung selera karyawan, lalu mengunjungi ABCintranet.com dan memilih menu ‘Dokumen acuan’. Dia akan dapat membuka prosedur yang ingin dia baca disana.

On-line communication

Pengaturan komunikasi menjadi persyaratan baik dalam ISO-9001, ISO/TS-16949 maupun ISO-14001. Dengan intranet, perusahaan ABC menerapkan persyratan tersebut dengan cara berikut:

Informasi terbaru yang penting untuk dibaca karyawan dikomunikasikan dengan dua cara: Menampilkannya pada halaman muka ABCintranet.com dan pengiriman melalui newsletter. Setiap karyawan dapat mengetahui adanya informasi penting begitu mereka membuka ABCintranet.com. Juga, informasi tersebut dikirim melalui newsletter dengan topik yang sesuai. Bila terkait dengan mutu, informasi akan disampaikan dalam newsletter mutu. Bila terkait lingkungan, informasi akan dikirim dalam newsletter lingkungan.

Informasi terkait kinerja kinerja mutu dan lingkungan ditampilkan dihalaman khusus dalam ABCintranet.com. Berapa tingkat reject bulan lalu? Silahkan kunjungi ABCintranet.com/kinerjamutu.

Diskusi terkait topik-topik tertentu dapat dilakukan dalam sebuah forum diskusi online. Topik yang pasti ada adalah topik mutu, topik produktifitas, topik lingkungan, topik HR. Setiap karyawan juga dapat membuat topik khusus untuk suatu kelompok yang mempunyai, misalnya, hobi sama. Atau mungkin mempunyai masalah yang sama.

On-line form

Form-form yang tadinya berbentuk kertas, sejauh mungkin diubah menjadi form on-line. Karyawan yang ingin cuti kini cukup mengakses form cuti di ABCintranet.com, mengisinya dan mengklik tombol ‘kirim’. Seketika permintaan cutinya sudah sampai di staff HRD yang akan memprosesnya lebih lanjut. Form lain yang di-‘on-line’kan? Banyak; Form permintaan tindakan koreksi, form usulan perubahan dokumen, form ‘kaizen’ (usulan dari karyawan untuk perbaikan kecil), form usulan pelatihan dan lain-lain lagi. Selama form tidak perlu diisi sambil ‘berkeliling’ seperti form checklsit audit, form checklist pemeriksaan mesin dan tidak menjadi bagian dari MRP system (yang kebetulan diterapkan oleh PT ABC), form tersebut dapat di-‘on-line’kan. Bayangkan berapa banyak kertas yang dapat dihemat dan juga waktu. Anda tentu dapat membandingkan waktu yang diperlukan untuk mengklik tombol ‘kirim’ dengan waktu yang diperlukan untuk berjalan ke ruangan HRD dan menyampaikan surat permohonan cuti ke staff tertentu yang selalu kelihatan sibuk.

On-line Process Flow

On-line process flow terkait erat dengan on-line form dan on-line documentation. Proses-proses yang menggunakan on-line form dan documentaion dapat dirubah menjadi on-line process, sebagian atau keseluruhan. Misalnya proses penerbitan prosedur. Sebelum menggunakan intranet, prosesnya adalah sebagai berikut:

Dengan intranet, proses tersebut diubah menjadi on-line process:

Proses yang lebih pendek dengan waktu setiap tahapan juga lebih pendek. Apakah proses tersebut memenuhi persyaratan ISO-9001? Tentu. Dimana daftar induk dokumen? Otomatis terbentuk di ABCintranet.com. Begitu dokumen di-upload, dokumen akan terdaftar dalam sebuah halaman ‘Daftar induk dokumen’ lengkap berisi judul dan tanggal terbit. Dimana bukti bahwa dokumen telah disetujui? Form penyetujuan dari MR yang otomatis tersimpan di ABCintranet.com.

Sebagai catatan, document cotroller di PT ABC berfungsi sebagai super admin, satu-satunya personil yang mempunyai password untuk mengupload dokumen manual dan prosedur ke ABCintranet.com.

Ada banyak proses lain yang bisa dibuat online. Makin banyak on-line form, makin banyak proses yang potensial untuk dijadikan on-line.

Apa yang Dibutuhkan untuk Membangun Intranet?

It’s only a peace of cake. Bila perusahaan sudah mempunyai LAN berbasis TCP/IP dengan sebuah komputer yang berfungsi sebagai server, maka yang diperlukan hanyalah niat dan beberapa software. Apakah harus membeli beberapa software tersebut? Open source. Semua software yang diperlukan untuk membangun intranet dapat diperoleh dengan gratis. Software yang diperlukan dan untungnya gratis:

Tidak ada biaya untuk hardware dan software. Semudah itu? Tunggu dulu, Anda harus memberikan pelatihan bagi beberapa karyawan anda bagaimana menggunakan software diatas. Utamanya adalah bagaimana menggunakan content management system. Tidak sulit juga. Berapa lama anda dapat menggunakan microsoft word sejak pertama mengenalnya? Waktu untuk mempelajari content management system semacam Joomla tak dari itu.