Setelah dijejali dengan konsep-konsep baru tentang sistem manajemen mutu, setelah kerepotan berbulan-bulan dalam upaya memenuhi persyaratan ISO-9001, akhirnya anda mendapat sertifikat ISO-9001. selanjutnya apa?
Ada dua kemungkinan:
-
Sistem manajemen mutu anda menjadi 'artificial quality management system', sistem manajemen mutu palsu. Anda akan tetap repot menjelang audit surveillance nanti dan memetik manfaat yang sedikit dari penerapat ISO-9001
-
Anda akan menghadapi surveillance audit tanpa kerepotan berarti dan mengambil manfaat dari penerapan ISO-9001
Artificial quality managment system akan terjadi bila perubahan-perubahan yang dilakukan organisasi saat penerapan ISO-9001 tidak melekat dalam kegiatan operasional organisasi. Personil-personil dalam organisasi menganggap perubahan-perubahan tersebut hanya dibuat untuk memuaskan auditor dan bukan untuk kepentingan mereka. Hal ini dapat disebabkan beberapa faktor, diantaranya 'pendekatan yang tidak sesuai' dan 'kelembahan'.
Pemilihan pendekatan yang tidak sesuai dengan kebutuhan organisasi
Ada banyak jalan ke Roma, ada banyak cara untuk memenuhi persyaratan ISO-9001. Pendekatan yang dipilih seharusnya pendekatan yang paling mudah diterapkan tetapi tetap efektif dalam memenuhi persyaratan ISO-9001.
Kadang-kadang, karena deadline yang ketat untuk menyelesaikan proyek penerapan sistem manajemen mutu, pendekatan yang 'sulit' dipilih untuk memenuhi persyaratan ISO-9001. Padahal, investigasi yang lebih mendalam akan membuka alternatif-alternatif yang lebih mudah. Untuk itu, bila ada suatu perubahan yang menurut anda merepotkan, tidak ada salahnya anda bertanya 'mengapa harus begini?', 'apakah tidak ada cara yang lebih mudah?'. Lalu anda baca kembali persyaratan ISO-9001 yang terkait dengan masalah tersebut. Penting sekali untuk memahami esensi dari persyaratan ISO-9001. Apa tujuan dari persyaratan tersebut? setelah anda pahami maksud yang terkandung, anda dapat memilih pendekatan lain yang lebih mudah dengan tetap memenuhi esensi yang terkadung dalam persyaratan ISO-9001.
Persyaratan-persyaratan dalam ISO-9001 sesungguhnya adalah hal-hal yang logis dan masuk akal untuk peningkatan kinerja mutu organisasi. Tinggal anda cari pendekatan yang paling sesuai bagi organisasi anda. Tidak ada salahnya bila anda tukar pengalaman dengan pihak lain. Ya, anda bisa pilih menu 'forum diskusi' dihalaman ini, atau forum diskusi lain seperti elsmar (lihat link di kanan). Banyak yang bersedia membagi pengalaman dengan anda...tanpa biaya dan kompensasi dalam bentuk apapun.
Kelembaman
Bila menurut anda pendekatan yang diambil sudah pas, maka kemungkinan lain dari terjadinya artificial quality management system adalah kelembaman.
Kelembaman adalah suatu yang alamiah. Di udara kosong, benda akan tetap bergerak kecuali tidak ada gaya yang bekerja terhadapnya. Ini terkait dengan perubahan. Kebanyakan personil akan cenderung bekerja dengan cara yang selama ini mereka lakukan. Meski ada perubahan yang harus dilakukan, dan perubahan itu memang akan membawa manfaat, mereka akan cenderung bekerja dengan cara yang lama. Prosedur yang dibuat menjadi percuma. Aturan kerja yang terkandung hanya dilakukan menjelang audit kemarin. Setelah itu dilupakan.
Seperti pada hukum fisika, anda harus memberikan sedikit 'gaya dorong' yang kontinu terhadap personil yang demikian. Dapatkan dukungan dari pihak manajemen. Ini akan memperkuat gaya dorong. Dalam setiap kesempatan, ingatkan mereka terhadap prosedur dan aturan yang telah diberlakukan. Ingatkan tentang hal-hal baru yang harus dilakukan: monitoring sasaran mutu, mengendalikan dokumen, mengendalikan catatan dan lain-lain. Lakukan audit dengan frekwensi yang layak untuk memastikan bahwa mereka telah bekerja sesuai dengan prosedur dan aturan yang telah ditetapkan.
Kesimpulan:
Bila anda memakai pendekatan yang sulit dilakukan dalam memenuhi persyaratan ISO-9001, pikirkan untuk mencari pendekatan lain yang lebih mudah. Bila pendekatan yang diambil adalah alternatif terbaik yang ada, lakukan segala cara agar personil terkait mengikuti perubahan yang diperlukan. Dengan begini anda akan mempunyai sistem manajemen mutu yang melekat pada aktifitas operasional organisasi. Tak akan ada kerepotan yang meninggi menjelang audit survaillance dan pningkatan kinerja mutu akan terjadi di organisasi.
