Perencanaan sistem manajemen adalah fase pertama dalam setiap pengembangan sistem manajemen mutu. Dalam perencanaan, organisasi menentukan aktifitas-aktifitas yang perlu dilakukan untuk mengembangkan sistem dan mengidentifkas sumber daya yang diperlukan.

Tugas penting konsultan ISO dalam fase perencanaan adalah menentukan gap antara sistem yang sudah ada dan sistem yang disyaratkan oleh standar. Misalnya dalam pengembangan sistem manajemen mutu ISO-9001, konsultan ISO menentukan gap antara praktek-praktek penjaminan mutu yang sudah ada dengan persyaratan-persyaratan yang terkandung dalam ISO-9001.

Hasil dari gap analysis ini lalu menjadi pertimbangan utama dalam menentukan apa yang harus dilakukan selanjutnya untuk mengembangkan sistem manajemen tertentu, siapa yang bertanggung jawab untuk melakukannya dan kapan tenggat waktu penyelesaiannya. Konsultan ISO akan melihat ketersidaan sumber daya manusia dari organisasi klien dan berapa banyak waktu yang dapat disisihkan mereka untuk melakukan aktifitas-aktifitas terkait pengembangan sistem manajemen.

Disamping melakukan gap analysis, Konsultan ISO juga berperan dalam membantu menentukan sasaran-sasaran yang ingin dicapai organasi terkait dengan penerapan sistem manajemen. Misalnya dalam penerapan sistem manajemen mutu: Berapa persen tingkat reject produksi ingin diturunkan? Berapa persen tingkat claim dari pelanggan ingin diturunkan dan sebagainya. Penetapan sasaran tentu harus didasarkan pada tingkat kritis masalah-masalah yang ada serta ketersediaan sumber daya yang diperlukan untuk mencapainya. Kadang sasaran juga ditentukan pada ketersidaan teknolog yang memungkinakan sasaran dapat dicapai.

Pelatihan sebagai alat bagi Konsultan ISO

Pelatihan tentang standar sistem manajemen yang akan diterapkan diperlukan bukan saja untuk membangun pemahaman personil organisasi klien tentang standar tersebut, tetapi juga untuk membangun landasan rasional dari rekomendasi-rekomendasi penting yang dikeluarkan oleh konsultan ISO dalam tahap perencanaan dan dalam tahap-tahap selanjutnya.

Agar menjadi landasan rasional yang kuat, konsultan ISO akan memberi penekanan pada bagaimana memahami persyaratan-persyaratan sistem manajemen secara logis, relevansinya dengan jenis organisasi klien serta maksud yang terkandung dalam setiap persyaratan dan manfaat yang diperoleh dari menerapkan persyaratan-persyaratan tersebut.