Apa yang disebut sebagai konsultan iso disini adalah pihak luar yang dipiliah oleh organisasi untuk membantu organisasi tersebut dalam penerapan standar-standar sistem manajemen yang dikeluarkan oleh ISO, mencakup standar sistem manajemen mutu ISO 9001, standar sistem manajemen mutu ISO 14001, standar sistem manajemen mutu ISO TS-16949, standar sistem manajemen mutu ISO TL-9000 dan standar sistem manajemen lain.
Peran konsultan iso dalam pengembangan sistem manajemen di suatu organisasi mencakup:
- Pelatihan ISO, Pemahaman standar sistem manajemen
- Analisa kesenjangan
- Penetapan sasaran
- Penetapan rencana kerja penerapan sistem manajemen
- Penetapan aturan-aturan dan prosedur sistem manajemen
- Bimbingan penerapan sistem manajemen
- Pemantauan efektifitas penerapan sistem manajemen
- Pelatihan audit mutu internal
- Pendampingan audit internal
- Pendampingan audit sertifikasi ISO
Peran Umum Konsultan IS
Peranan konsultan ISO dalam menerapkan sistem manajemen tidak hanya sebagai katalisator pengembangan pengetahuan bagi klien, tapi sampai mendorong terjadinya pembaruan-pembaruan yang dibutuhkan oleh klien. Ada 5 tahap transformasi yang harus selalu menjadi tugas dari seorang konsultan (konsultan manapun, termasuk konsultan ISO):
- Mentransformasikan pengetahuan menjadi pemahaman
- Mentransformasikan pemahaman menjadi relevansi
- Mentransformasikan relevansi menjadi sasaran
- Mentransformasikan sasaran menjadi rencana kerja
- Mentransformasikan rencana kerja menyadi karya nyata yang dapat meningkatkan kinerja
Peran dan Tanggung Jawab Konsultan iso dalam Pelatihan Pemahaman ISO
Konsultan iso bertanggung jawab untuk membangun pemahaman personil personil organisasi kliennya tentang persyaratan-persyaratan standar sistem manajemen yang diterapkan. Pemahaman yang baik terhadap persyaratan standar sistem manajemen menjadi kunci utama keberhasilan penerapan standar sistem manajemen manapun. Pemahaman yang baik membuat perubahan-perubahan yang mungkin diperlukan dalam aktifitas-aktifitas personil terkait menjadi lebih mudah dan melepaskan ketergantungan terhadap peranan konsultan di kemudian hari. Konsultan iso membangun pemahaman melalui pelatihan maupun dalam setiap kesempatan konsultasi.
Peran dan Tanggung Jawab Konsultan iso dalam Analisa kesenjangan
Analisa kesenjangan dilakukan untuk mengetahui sejauh mana organisasi klien telah melakukan pengaturan-pengaturan aktifitas yang mempengaruhi mutu produk atau pelayanan (untuk sistem manajemen mutu) atau yang mempengarui lingkungan (untuk sistem manajemen lingkungan). Hasil analisa kesenjangan menjadi masukan yang penting dalam tahapan penerapan sistem manajemen selanjutnya. Dalam analisa kesenjangan, konsultan iso melakukan audit untuk beberapa aktifitas penting dan membandingkannya dengan persyaratan-persyaratan yang terkandung dalam standar sistem manajemen.
Peran dan Tanggung Jawab Konsultan iso Penetapan sasaran
Penetapan sasaran dimaksudkan untuk menentukan target-target yang ingin dicapai dalam penerapan sistem manajemen. Penetapan sasaran dilakukan berdasarkan hasil dari analisa kesenjangan dan kinerja yang yang telah dicapai organisasi klien. Dalam penetapan sasaran, konsultan iso melakukan diskusi-diskusi dengan pihak-pihak terkait dalam organisasi klien sampai sasaran final berhasil ditetapkan.
Peran dan Tanggung Jawab Konsultan ISO dalam Penetapan rencana kerja penerapan sistem manajemen
Rencana kerja dibuat juga atas dasar dari hasil analisa kesenjangan. Dalam tahapan ini, konsultan iso bersama personil-personil terkait dalam organisasi klien menentukan secara rinci setiap tahapan yang diperlukan dalam penerapan sistem manajemen, termasuk penyediaan sumber daya yang diperlukan.
Peran dan Tanggung Jawab Konsultan ISO dalam Penetapan aturan-aturan dan prosedur sistem manajemen
Tahap ini adalah tahap yang selalu memakan waktu paling panjang dalam penerapan setiap sistem manajemen. Dalam tahapan ini, konsultan iso memberikan bimbingan tentang bagaimana melakukan pengaturan dari berbagai proses dalam sistem manajemen. Konsultan iso juga membantu penyusunan prosedur-prosedur dan dokumen yang diperlukan.
Peran dan Tanggung Jawab Konsultan ISO dalam Bimbingan penerapan sistem manajemen
Setelah organisasi klien menyelesaikan berbagai aturan dan prosedur, konsultan iso melakukan bimbingan pada tahap awal penerapan aturan dan prosedur tersebut. Konsultan iso juga membantu mengatasi masalah-masalah yang biasanya banyak terjadi pada tahap awal penerapan aturan baru dan prosedur baru.
Peran dan Tanggung Jawab Konsultan ISO Pemantauan efektifitas penerapan sistem manajemen
Dalam tahap ini konsultan ISO melakukan audit terbatas secara berkala, bergiliran di setiap aktifitas dalam organisasi klien dan memantau sejauh mana sasaran-sasaran yang telah ditetapkan dapat dicapai. Konsultan ISO juga membantu organisasi klien dalam menentukan tindak lanjut yang diperlukan dari hasil pemantauan.
Peran dan Tanggung Jawab Konsultan ISO Pelatihan audit mutu internal
Audit internal, baik dalam sistem manajemen mutu maupun lingkungan memerlukan kompetensi khusus untuk menjamin audit dilakukan secara obyektif. Pelatihan ang diberikan oleh konsultan ISO mencakup konsep dasar audit, pemrograman audit, teknik audit dan pelaporan audit. Konsultan ISO juga berperan dalam melakukan bimbingan langsung pada saat auditor internal organisasi klien melakukan audit.
Peran dan Tanggung Jawab Konsultan ISO dalam dampingan audit sertifikasi ISO
Dalam audit sertifikasi untuk memperoleh sertifikat, baik ISO 9001 maupun standar sistem manajeme lain, peran konsultan ISO adalah menjamin bahwa auditor eksternal mendapatkan semua informasi yang diperlukan dan bersama-sama personil organisasi klien melakukan tindakan koreksi yang diperlukan terkait dengan temuan audit.
Pertanyaan Seputar Konsultan ISO
Apakah organisasi selalu memerlukan konsultan iso untuk penerapan sistem manajemen?
Tidak selalu. Bila terdapat orang dalam organisasi yang mempunyai pemahaman yang baik tentang standar sistem manajemen yang akan diterapkan, mempunyai pengalaman menerapkan standar sistem manajemen tersebut di beberapa persuahaan, mempunyai kemampuan untuk memberi pelatihan dan menyebarkan pengetahuan, organisasi tidak perlu lagi konsultan ISO.
Apa yang harus dilakukan organisasi untuk dapat memakai jasa konsultan iso?
Sama seperti organisasi ingin memakai jasa pihak luar lain, hubungi, minta kepada konsultan iso untuk memberikan proposal, lakukan penilaian terhadap proposal mencakup harga, program yang diberikan, lama waktu penerapan yang dijanjikan sampai mendapatkan sertifikat yang diinginkan dan berbagai aspek lain yang dianggap penting oleh organisasi. Beberapa konsultan iso bersedia untuk memberikan presentasi kepada organisasi. Kesempatan ini dapat digunakan untuk menilai kemampuan dan mengenal secara langsung konsultan iso yang akan digunakan.
Berapa lama biasanya waktu yang dibutuhkan untuk menerapkan sistem manajemen dengan menggunakan konsultan iso?
Tergantung dari sumber daya manusia yang dimiliki organisasi dan sistem manajemen yang sudah ada (sedikit banyak setiap organisasi pasti sudah menerapkan beberapa bagian dari persyaratan sistem manajemen). Secara umum, waktu yang diperlukan antara 5 bulan sampai 1 tahun.
Apa kompetensi yang harus dimiliki oleh konsultan iso?
Secara umum:
Pemahaman yang baik tentang standar sistem manajemen, tentu saja, pengalaman, kemapuan untuk memberikan pelatihan, kemampuan verbal yang baik, dan beberapa soft skill seperti bagaimana memberikan bimbingan dan motivasi kepada karyawan-karyawan organisasi, memahami manajemen perubahan.
Secara khusus:
Untuk konsultan iso 9001, ts 16949 dan standar sistem manajemen mutu lain, konsultan iso juga perlu memiliki pengetahuan yang cukup tentang berbagai tool dan konsep terkait manajemen mutu seperti SPC, FMEA, pengendalian inventory, manajemen area kerja, manajemen produksi (untuk bidang manuftur), manajemen proyek (untuk kontraktor), manajemen pendidikan (untuk institusi pendidikan) dan sebagainya.
Untuk penerapan sistem manajemen lingkungan, konsultan iso 14001 harus memahami berbagai aspek lingkungan, potensi dari berbagai aktifitas, produk yang digunakan dan produk yang dihasilkan terhadap lingkungan dan cara-cara pengendaliannya.
Untuk penerapan sistem manajemen K3, konsultan OHSAS 18001 harus memahami berbagai aspek keselamatan dari berbagai jenis pekerjaan yang ada diorganisasi dan cara-cara pengendaliannya.
Apakah konsultan iso harus mempunyai pemahaman tentang bidang industri organisasi?
Akan sangan lebih baik. Organisasi manufaktur, misalnya, lebih baik menggunakan konsultan iso yang mempunyai pengalaman bekerja atau pengelaman menerapkan sistem manajemen di bidang industri yang sama. Hal yang sama untuk bidang industri kontraktor, pertambangan dan lain-lain.
