Bila ada organisasi yang berharap masalah penyusunan prosedur dapat diserahkan sepenuhnya kepada konsultan ISO, keuntungan yang besar buat sang konsultan dan kerugian besar bagi organisasi. Mengapa keuntungan bagi konsultan ISO?

karena pekerjaannya akan jauh berkurang. Tidak lagi perlu meluangkan waktunya untuk diskusi-diskusi, mencari masalah-masalah di proses, mencari peluang perbaikan dan sebagainya. Cukup wawancarai saja beberapa karyawan, catat apa yang dilakukan, sedikit perbaikan sejauh yang bisa dipikirkan konsultan dan tuliskan sebagai prosedur. Penulisanpun bukan masalah. Waktu setengah jam atau kurang sudah cukup untuk menulis satu prosedur yang siap diterbitkan. Pekerjaan yang ringan. Tetapi itu kerugian buat organisasi. Bukan saja karena konsultan ISO akan dibayar berlebihan hanya untuk membuat prosedur, tapi dua hal berikut akan membuat organisasi mendapatkan kerugian tambahan.

Prosedur tidak atau kurang berfungsi sebagai alat perbaikan.

Manfaat ideal dari prosedur adalah adanya perbaikan-perbaikan yang direncanakan sebelumnya, dicoba, lalu dibakukan dalam prosedur agar perbaikan yang telah diperoleh menjadi permanen. Meski dimungkinkan adanya perbaikan bila prosedur-prosedur disusun sepenuhnya oleh konsultan ISO, perbaikan tersebut tidak akan sebesar bila perencanaan perbaikan melibatkan orang-orang yang menjadi bagian dari organisasi, yang mengetahui secara leih detil tentang proses bersangkutan, mengetahui permasalahan-permasalahan yang ada dan dapat menilai lebih baik feasibility dari sebuah rencana perbaikan. Konsultan ISO adalah orang baru di organisasi. Waktunya terlalu pendek untuk mengetahui masalah-masalah dalam proses sama baiknya dengan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap proses.

Prosedur akan sulit diterapkan

Pun bila misalnya konsultan ISO berhasil menuangkan berbagai program perbaikan dalam prosedur, organisasi akan mendapat banyak kesulitan untuk menerapkan prosedur. Adanya perbaikan pasti membutuhkan perubahan dan perubahan adalah suatu yang umumnya dihindari oleh setiap orang. Perlu cara-cara khusus untuk bisa membuat orang mengikuti prosedur baru yang membuat mereka harus bekerja dengan cara yang berbeda. Hanya beberapa lembar prosedur tidaklah cukup. Orang harus mengetahui, paham dan sadar tentang manfaat dari perubahan. Lebih lanjut mengenai hal ini dapat dibaca di artikel Mengapa Karyawan Tak Mematuhi Prosedur.

Fungsi konsultan ISO dalam penyusunan prosedur

Fungsi konsultan ISO yang seharusnya dimanfaatkan organisasi adalah mendorong agar karyawan-karyawan organisasi dapat menermukan sendiri ide-ide perbaikan proses dan menuangkannya dalam prosedur. Prinsipnya adalah setiap ide perbaikan sebaiknya datang dari karyawan, atau paling tidak, karyawan mempunyai andil yang besar dalam mengidentifikasi peluang-peluang perbaikan. Bila ide itu datang dari mereka, lalu mereka menuangkannya dalam prosedur, mereka akan merasa bertanggung jawab terhadap keberhasilan penerapan prosedur. Ini adalah aplikasi dari salah satu 8 prinsip manajemen mutu: 'people involement'. Fungsi Konsultan ISO adalah mendorong, menstimulir dan membekali karyawan dengan alat-alat yang berguna untuk menemukan ide-ide perbaikan. Pekerjaan ini sesungguhnya jauh lebih besar dari sekedar menyusun prosedur.